«Написанное пером не вырубишь топором» – эта древняя русская мудрость весьма актуальна в случае любой конфликтной ситуации с ВУЗом и должна применяться в обязательном порядке. Все, что не зафиксировано ни на каком носителе информации, все устные переговоры и обещания не имеют никакой юридической силы. Об этом всегда нужно помнить.
В случаях подачи каких- либо документов в различные инстанции подавать их необходимо всегда так, чтобы принятие обращений в последствии при необходимости можно было бы доказать. Для этого все обращения должны быть оформлены в письменном виде. Отсутствие письменного ответа на письменный запрос порой тоже может иметь значение в той или иной ситуации.
Важна фиксация подачи документов: что, когда и кому было подано? Для этого необходимо всегда оставлять себе копии подаваемых документов (если к ним есть приложения, то копии и приложений).
Сам документ отдается адресату, если документы подаются лично, а на копии подаваемого документа принимающая сторона должна поставить отметку о принятии. В случае, если принимающая документ сторона отказывается ставить отметку, то лучше отправить документы по почте обязательно заказным письмом обязательно с описью и с уведомлением о вручении. Последнее необязательно, поскольку, если письмо заказное, то на квитанции об отправке имеется трек-номер, по которому можно отследить движение письма и при необходимости распечатать отчет отслеживания почтового отправления.
Отправку письменных обращений по почте с описью лучше в целом взять за правило. Всегда остается подтверждение (экземпляр описи) о том, что именно было направлено адресату и последнему сложнее будет указывать на то, что письмо, если и было получено, то в нем не было того документа, о котором говорит отправитель.
Письменное обращение может быть отправлено и по электронной почте – главное, чтобы электронный адрес был верным, но все же предпочтительнее отправлять обычной почтой. Практически у каждого ВУЗа в современных условиях есть сайт. На сайте можно посмотреть какой электронный адрес является официальным электронным адресом ВУЗа, порой для определенных вопросов на сайте бывают отдельные электронные адреса.
И последнее – крайне важно сохранять все документы (копию письменного обращения в полном объеме, квитанцию об отправке по почте, опись почтового отправления и пр). Все это может пригодиться в дальнейшем в зависимости от ситуации.